So gelingt erfolgreiches Onboarding bei neuen Mitarbeitern

Je besser neue Mitarbeiter zu Beginn ihrer Tätigkeit unterstützt werden, umso erfolgreicher sind sie später. Dabei kommt den verantwortlichen Führungskräften eine maßgebliche Rolle zu. Hier lesen Sie, wie der Einarbeitungsprozess für beide Seiten ein Erfolg wird.

Die direkten Führungskräfte haben den größten Anteil an einer erfolgreichen Einarbeitung von neuen Mitarbeitern. Jüngste Studien zeigen, dass das systematische Onboarding neue Mitarbeiter rund 50% schneller auf den aktuellen und für die Tätigkeit erforderlichen Wissensstand bringt. Die neuen Mitarbeiter sind somit schneller und deutlich effizienter in der Lage, das Unternehmen und die Abteilung bei der Zielerreichung zu unterstützen. Angenehmer Nebeneffekt: Die Resignation rate (Ausfallquote) wird reduziert und Engagement, Motivation und Bindung der neuen Mitarbeiter erhöht.

Neue Mitarbeiter müssen viel lernen – auch wenn es sich um Professionals und/oder Führungskräfte handelt. Möglicherweise fühlen sich die Mitarbeiter unsicher und verletzlich. Studien zufolge ist das insbesondere dann der Fall, wenn Mitarbeiter für die neue Aufgabe umgezogen sind und sich dadurch bedingt auch im privaten Umfeld in einem Transformationsprozess befinden oder wenn Mitarbeiter ein neues Karrierelevel erreicht haben und sich beispielsweise auf eine neue Rolle – vielleicht auch mit Führungsverantwortung – einstellen müssen.

Je schneller ein neuer Mitarbeiter das Unternehmen, die Organisationsstruktur und seine neue Rolle kennenlernt, umso mehr kann er in den ersten Monaten erreichen. Um diesen „(Kennen-)Lernprozess“ zu beschleunigen, ist es ratsam, dass sich neue Mitarbeiter zunächst auf drei Bereiche konzentrieren und sich dieses Wissen aneignen:

Kulturelles Lernen

Beim kulturellen Lernen geht es um geschriebene, aber auch ungeschriebene Verhaltensnormen und Werte, die den Charakter des neuen Arbeitgebers ausmachen.

Politisches Lernen

Wie werden in der neuen Organisation Entscheidungen getroffen und wie sind Macht und Einfluss strukturiert und verteilt – das sind wichtige Informationen für neue Mitarbeiter, um nicht schon in der ersten Woche in ein Fettnäpfchen zu treten. Auch ist es sehr wichtig herauszufinden, wessen Unterstützung man in der neuen Organisation am dringendsten benötigt, um in seiner neuen Aufgabe erfolgreich zu sein.

Technisches Lernen

Unter technischem Lernen versteht man einen umfassenden Einblick in die geschäftlichen Grundlagen des neuen Arbeitgebers einschließlich der Produkte oder Dienstleistungen, Kunden, Systeme und Technologien.

Es ist daher an den jeweiligen Vorgesetzten, neue Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen. Es müssen relevante Informationen nicht nur früh mit dem Mitarbeiter geteilt werden, sondern auch überlegt werden, wer außerdem im Unternehmen geeignet ist, wichtiges Wissen zu vermitteln.

Üblicherweise sind neue Mitarbeiter Teil von einem, aber möglicherweise auch mehreren Teams. Deshalb ist es essentiell, dass neue Mitarbeiter so früh wie möglich effektive Arbeitsbeziehungen zu den anderen Kollegen aufbauen. Hier obliegt es insbesondere der Führungskraft dafür zu sorgen, dass dieser Prozess reibungslos funktioniert. Das bereits bestehende Team muss verstehen, warum der neue Mitarbeiter eingestellt wurde und welche Rolle dieser übernehmen soll. Im Idealfall stellt die verantwortliche Führungskraft den neuen Mitarbeiter bereits am ersten Arbeitstag dem gesamten Team persönlich vor. Im Rahmen der Vorstellung sollte die Führungskraft die Erwartung zum Ausdruck bringen, dass das gesamte Team den neuen Mitarbeiter bestmöglich unterstützt und an seiner Akklimatisierung im neuen Unternehmen mitarbeitet. Das professionelle „Verschmelzen“ von bestehendem Team und neuem Mitarbeiter zahlt sich langfristig durch höhere Produktivität und bessere Leistung aller Beteiligten aus.

Auch außerhalb des unmittelbaren Teams gibt es viele weitere Ansprechpartner, die nicht nur nützlich für die Lernkurve des neuen Mitarbeiters sein können, sondern auch für den gesamten Erfolg des neuen Mitarbeiters wichtig sind. Eine einfache Lösung für Vorgesetzte ist es, eine Liste mit Namen, Funktion und ggf. wichtiger Anmerkungen von im Unternehmen wichtigen Ansprechpartnern zu erstellen. Im Anschluss daran sollte eine persönliche Vorstellung erfolgen, bei der erklärt werden sollte, welche Schnittstellen zwischen den neuen Kollegen bestehen und wie diese optimal ausgestaltet werden können und sollen.

Neue Mitarbeiter können erst dann richtig arbeiten, wenn sie klar formulierte Ziele und Erwartungen des Vorgesetzten mitgeteilt bekommen. Hier gilt es für den neuen Mitarbeiter drei Schlüsselfragen zu beantworten:

Was muss ich tun?

Diese Frage beinhaltet die Definition der Ziele sowie den dafür vorgegebenen Zeitrahmen. Außerdem ist es sinnvoll festzulegen, anhand welcher Kriterien der Arbeitsfortschritt gemessen werden soll. Im Idealfall gibt es bereits vorhandene KPI für andere, vergleichbare Mitarbeiter.

Wie soll ich vorgehen?

Hierunter ist die Definition zu verstreichen, anhand welcher Strategien oder Methoden das Ziel erreicht werden soll. Auch ist es bereits zu Beginn einer neuen Aufgabe wichtig zu wissen, worauf die innerbetrieblichen Prioritäten liegen.

Was soll mich motivieren?

Was ist die Vision oder DNA des Unternehmens und was will das Unternehmen erreichen? Wichtig ist es, dem neuen Mitarbeiter dabei zu helfen, in diesem Rahmen seine eigene Rolle zu erkennen, damit er seine und die Ziele des Unternehmens bestmöglich erreichen kann.

Früh erfolgreich zu sein, unterstützt neue Mitarbeiter dabei, Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufzubauen. Neue Mitarbeiter machen oft den Fehler, beweisen zu wollen, dass sie alles können. Dabei tappen sie oft in die Falle, zu früh viele Aufgaben zu übernehmen und dadurch am Ende wenig zu bewirken. Führungskräfte müssen dafür sorgen, dass sich neue Mitarbeiter auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren und müssen ihnen helfen, Wege zu finden, wie sie schnell Fortschritte erzielen. Dazu gehört auch dem neuen Mitarbeiter beizubringen, wie er im Sinne der Unternehmens-DNA punkten kann. Das Ziel ist die Erreichung der Erfolge auf die richtige Art und Weise.

Führungskräfte, die es ernst mit dem Onboarding meinen und diesen Prozess nicht nur als notwendiges, von der Personalabteilung gepushtes Übel sehen, bieten nicht nur am Anfang intensive Unterstützung. Bis ein neuer Mitarbeiter vollständig eingearbeitet und integriert ist, braucht es Zeit. Daher ist es unerlässlich, dass die jeweilige Führungskraft mit dem neuen Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum in engem Kontakt bleibt und ihn kontinuierlich coacht.

Wenn Führungskräfte erkennen, dass neue Mitarbeiter Probleme haben, sollten sie beherzt und konsequent eingreifen. Ein häufiger Fehler in der Praxis ist es, Neueinstellungen zu sanft zu behandeln und zu denken, dass es am besten ist, ihnen Zeit zur Anpassung zu geben und dass sich Probleme von alleine in Luft auflösen. Schnell kann sich hier ein Teufelskreis entwickeln oder neue Mitarbeiter graben sich unwissentlich eine Grube, aus der sie nicht wieder herauskommen. Je länger eine solche negative Dynamik anhält, desto schwieriger ist es, sie umzukehren.

Wenn Führungskräfte alle diese Punkte berücksichtigen, darf nicht vergessen werden, dass effektives Onboarding nicht nur für externes, neues Personal durchgeführt werden sollte. Auch Kollegen, die innerbetrieblich wechseln, können vor Herausforderungen stehen, die ebenso schwierig oder gar noch schwieriger sind. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn Kollegen aus anderen Abteilungen kommen, von unterschiedlichen Kulturen geprägt sind oder aus anderen Regionen kommen. Führungskräfte sollten somit denselben Ansatz nutzen, um neuen Teammitgliedern einen guten und erfolgreichen Start zu ermöglichen.

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